Ochrana osobních údajů
Obecné zásady a pravidla k ochraně osobních údajů
dle směrnice EU-GDPR (Směrnice 95/46/EG · nařízení EU)
Cílem EU-GDPR je
- sjednocení zákonů na ochranu osobních údajů ve všech členských státech EU
- zvýšení bezpečnostních standardů
- zpřehlednění postupů a způsobech ve vztahu s nakládáním osobních údajů.
Osobní údaje
- jsou všechny osobní informace umožňující určení totožnosti, které se vtahují ke konkrétní fyzické osobě a umožní ve spojení s daným osobním údajem konkrétní identifikaci dané osoby (toto se netýká právnických osob např. společností).
Laurens Czech Republic spol. s r.o. (dále jako „LAURENS“, „my“ nebo „nás“)
- bere ochranu osobních údajů vážně. Tyto zásady o ochraně a nakládání s osobními údaji vysvětlují, které osobní údaje sbíráme, jak s nimi nakládáme. Dále Vás informujeme o Vašich právech. V případě dotazů nás kontaktujte na privacy@laurensint.com.
kontakt na správce osobních údajů
Laurens Czech Republic spol., s r.o.
Jiráskova 222/18
602 00 Brno
Tel.: +420 539 030 835
Fax: 420 519 430 111
E-Mail: cz@laurensint.com
Jednatel společnosti: Ing. Milan Ondrasek
Tyto obecné zásady a pravidla na ochranu osobních údajů (dále jen “zásady” nebo “pravidla”) platí pro LAURENS, protože jako správce spravuje a nakládá s osobními údaji fyzických osob. S ohledem na povinnost transparentně informovat o ochraně námi zpracovávaných osobních údajů Vás informujeme v tomto přehledném a strukturovaném dokumentu o následujícím:
jaké druhy osobních údajů sbíráme a spravujeme?
LAURENS sbírá a spravuje základní osobních údaje při poskytování nabídky zboží a služeb, které nám fyzická osoba při kontaktu s námi dobrovolně poskytne.
Spravujeme osobní údaje o jménech, příjmeních (včetně titulů a oslovení), adresy (fakturační a dodací), telefonní čísla (pevná linka a/nebo mobilní čísla), E-Mailové adresy , popř. faxová čísla, popř. číslo bankovního spojení, popř. datum narození pouze v případě pokud nám takové údaje poskytnete.
- Identifikační údaje jako jména, příjmení vč. titulu a oslovení, die adresy (fakturační, dodací), popř. datum narození a
- Kontaktní údaje jako telefonní čísla (pevná linka a/nebo mobil), E-Mailové adresy, popř. faxová čísla, popř. čísla bankovních spojení.
- Mimoto můžeme spravovat další doplňkové údaje, které jsou nutné pro splnění povinnosti z titulu smluvního závazku. (Např. Projektová dokumentace, foto a videodokumenace objektu zevnitř/zvneku, plány od domů, výpočty).
- LAURENS zpracovává uživatelská data (např., informace o navštívených stránkách a obsahu, zájmy, přístupy, informace o zařízeních a IP-adresy).
.
V některých případech získáváme a ověrujeme osobní údaje s veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, tak abychom doplnili nebo ověřili správnost a úplnost poskytnutých osobních údajů (např. veřejné telefonní seznamy, internetové stránky, ratingové agentury). To se týká i sdílení a ověřování kontaktů mezi společnostmi v rámci skupiny LAURENS.
Za jakým účelem provádíme sběr a správu osobních údajů?
LAURENS sbírá a spravuje osobní údaje výlučně v rozsahu přiměřenému pro konkrétní účel. Provádíme správu osobních dat pouze za účelem dosažení tohoto konkrétního účelu a spravujeme osobní data
- za účelem identifikace Vás jakožto našeho zájemce, zákazníka, dodavatele nebo zaměstnance.;
- za účelem komunikace s Vámi (E-Mail, Telefon, poštovní korespondence) – správa vztahů se zákazníky, dodavateli
- za účelem poskytnutí poradenských služeb a splnění Vašich obchodně technických požadavků.
- za účelem plnění smluvních závazků vůči Vám
- za účelem fakturace a vedení účetnictví popř. rámci upomínek
- za účelem dostání našich zákonných povinností daných jinými předpisy
- za účelem přímého marketingu (Informace o nabízených produktech, službách, akčních nabídkách, událostech a popř. Pořádaných soutěžích);
- za účelem uplatnění případných nároků vůči Vám
- za účelem zlepšení a vývoje nových produktů s služeb
- za účelem průzkumu trhu a
- za jiným nespecifikovaným účelem, o kterém Vás předem informujeme.
Správa a zpracování osobních údajů je prováděna u nás a za účelem specifikovaným výše (tj. Především plnění našich povinností z titulů obchodního vztahu plynoucího z plnění závazku z objednávek, kupní smlouvy, reklamace, dodání zboží nebo služby).
Jak dlouho osobní údaje zpracováváme (ukládáme)?
LAURENS ukládá osobní údaje pouze po dobu nezbytnou k dosažení konkrétního účelu pro který jsou spravovány nebo po dobu stanovenou zákonem.
- Závazné smlouvy (objednávky, faktury, dodací listy, kupní smlouvy, pracovní smlouvy, záruční listy, dodavatelské smlouvx, atp.) - takové osobní údaje jsou správcem spravovány (uloženy) do doby uplynutí zákonem stanovené lhůty a teprve poté mohou být vymazány. Doba ukládání dokumentů plynoucí z daňových předpisů činní nejčastěji 6, 8 nebo 10 let po uplynutí kalendářního roku, ve kterém byl smluvní vztah ukončen. To neplatí v případě kdy na základě jiného daňového předpisu nebo nařízení byla stanovena lhůta, která nám nařizuje delší lhůty pro ukládání dat nebo pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů nad rámec této lhůty.
- Nezávazné poptávky (nabídky, poptávky katalogu, dotazy přes kontaktní formuláře, e-mail, telefon, technické rady a konzultace postkytunté prostřednictvím studia nebo partnera LAURENS) – tyto spravované osobní údaje uchováváme po dobu 3 let po uplynutí kalendářního roku, ve kterém byla ukončena aktivní komunikace. Poté jsou všechny osobní údaje odstraněny.
Kdo jsou příjemci osobních údajů a komu poskytujeme Vaše osobní údaje?
- LAURENS zásadně neposkytuje/neprodává ani nepředává osobní údaje třetím stranám. Výjimkou je pouze pokud je předání osobních údajů nutné pro konkrétní účel nebo pro dodržení smluvního či zákonného závazku. To se týká především předávání osobních údajů našim dodavatelům zboží a služeb, partnerům (tzv. Zpracovatele) nebo na ostatní třetí osoby, které tyto údaje vyžadují pro splnění smluvního závazku s Vámi. ( např. Dopravci nebo banky). Předávání osobních údajů probíhá výlučně vždy pouze za konkrétním účelem.
- Zpravidla sdílíme osobní údaje s našimi společnostmi ve skupině LAURENS a s dodavateli (jako např. dopravci) abychom dostáli našim obchodním závazkům vůči Vám.
- Společnosti skupiny LAURENS:
Laurens Germany GmbH
Laurens Czech Republic spol., s r.o.
Laurens Benelux bvba - Poskytovatelé služeb a dodavatelé: včetně společností ze skupiny LAURENS a jejich obchodní partneři, kteří pro nás zajišťují služby, jako například poskytovatelé IT služeb a hostingu, marketingové agentury, poskytovatele komunikačních a tiskových služeb, inkasní agentury a firmy zabývající se správou a řízením pohledávek, ratingové a pojišťovací agentury a ostatní dodavatelé mohou v rámci oprávněného zájmu zpracovávat, poskytovat a předávat námi spravované osobní údaje.
- Státní instituce a dozorové orgány státní správy: V případě požadavků na poskytnutí osobních údajů ze strany státních institucí nebo orgánů státní správy zpřístupníme osobní údaje mj. na základě právních předpisů, kodexů a pravidel transparentnosti nebo pokud tyto instituce na základě žádosti nebo výzvy o tyto údaje požádají.
Vaše práva
Jako dotčená osoba máte možnost využít svá práva, o kterých Vás chceme informovat.
- Právo na odvolání: vámi udělené souhlasy můžete kdykoliv odvolat. Zpracování osobních údajů nebude po odvolání uděleného souhlasu do budoucna probíhat.
- Právo na výpis: máte právo požadovat výpis informací, které o Vás zpracováváme. Především jde o informace, za jakým účelem Vaše osobní údaje spravujeme, jaké kategorie osobních údajů o Vás ukladáme, po jakou dobu tyto informace uchovaváme a popř. původ dat.
- Právo na opravu: máte právo požadovat opravu nebo doplnění nesprávných osobních údajů, které o vás zpracováváme.
- Právo na výmaz: máte právo na výmaz osobních údajů, pokud je naše zpracování neoprávněné tzn. Pokud nejsou poskytnuté osobní údaje zpracovávány za účelem splnění právního závazku, veřejného zájmu, bezpečnosti nebo za účelem uplatňování, výkonu nebo obraně našich práv.
- Právo na omezení zpracovávaných údajů: můžete požadovat omezení zpracovávaných údajů, pokud je naše zpracování neoprávněné tzn. Pokud nejsou poskytnuté osobní údaje zpracovávány za účelem splnění právního závazku, veřejného zájmu, bezpečnosti nebo za účelem uplatňování, výkonu nebo obraně našich práv. právo na omezení platí i v případě, pokud jste využili práva na odvolání.
- Právo na přenos dat: můžete požadovat, abychom Vám zpracovávané osobní údaje poskytly ve strukturovaném souboru, který je běžně strojově citelný. (Např. csv, xls) pokud to bude technicky možné, můžete požadovat přímé zaslání vašich údajů na nového zpracovatele.
- Právo na stížnost: Můžete uplatnit právo na stížnost u příslušného dohledového orgánu, např. Pokud si myslíte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo nebezpečně. Příslušný dozorový orgán: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
pevná linka: +420 234 665 800 (GDPR), fax: +420 234 665 444
E-Mail: posta@uoou.cz Web: www.uoou.cz -
Právo podat námitku: Pokud nezpracováme Vaše osobní údaje v rámci oprávněného zájmu, máte možnost podat námitku proti zpracování osobních údajů. V takovém případě stačí, pokud nám vaši námitku na zpracování osobních údajů sdělíte písemně. Můžete nám poslat e-mail, fax, dopis na naši kontaktní adresu: Laurens Czech Republic spol., s r. o.
Jiráskova 222/18, 602 00 Brno
Tel.: 539 030 835, Fax: 519 430 111
E-Mail: privacy@laurensint.com
platformy a řešení
Sytém řízení vztatů se zákazníky (CRM-Trello)
- LAURENS používá v rámci oprávněného zájmu vlastní CRM-System na platformě https://trello.com poskytovatele, Firma Atlassian PTY Ltd, 1098 Harrison Street, San Francisco, CA 94103 USA (dále „Trello“), abychom mohli lépe, efektivněji a rychleji zpracovávat dotazy zájemců, návštěvníků a zákazníků.
- Trello je služba, která má bezpečnostní certifikaci štítu Privacy-Shield a zaručuje dodržování evropského práva na ochranu osobních dat i v případech, kdy se tyto data zpracovávají v USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000004FK0AAM
- Prohlášení o ochraně osobních údajů: https://trello.com/privacy
Rozesílání Newsletter (MailChimp)
- LAURENS používá k rozesílání Newsletterů v rámci oprávněného zájmu službu poskytovatele hromadného rozesílání https://mailchimp.com, Firma Rocket Science Group LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA (dále jako „MailChimp“), za účelem přiměřeného rozesílání přímé reklamy a/nebo k zasílání hromadných informačních sdělení a zpráv, které čas od času zasíláme zákazníkům, zájemcům, návštěvníkům našich webových stránek.
- MailChimp jako služba firmy Rocket Science Group LLC má bezpečnostní certifikaci štítu Privacy-Shield, který zaručuje dodržování evropského práva na ochranu osobních dat i v případech, kdy se tyto data zpracovávají v USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TO6hAAG
- Prohlášení o ochraně osobních údajů: https://mailchimp.com/legal/privacy
Rozesílání E-Mailu (G-Mail od Goolge G-Suite)
- LAURENS používá k rozesílání e-mailů v rámci oprávněného zájmu službu Google G-Mail z balíčku pro firmy Google G-Suite https://gsuite.google.com/intl/cs/ poskytovatele, Firma Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (dále „G-Mail“), k zajišťování komunikace se zájemci, návštěvníky, uživateli a zákazníky.
- G-Mail jako služba od Google LLC má bezpečnostní certifikaci štítu Privacy-Shield, která zaručuje dodržování evropského práva na ochranu osobních dat i v případech, kdy se tyto data zpracovávají v USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI
- Prohlášení o ochraně osobních údajů: https://policies.google.com/privacy?hl=cs
Ukládání dokumentů (Cloudové úložiště od Google G-Sutie)
- LAURENS používá k ukládání a tvorbě dokumentů v rámci oprávněného zájmu službu Google Dříve a Google Docs z balíčku pro firmy Google G-Suite https://gsuite.google.com/intl/cs/ poskytovatele, Firma Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (dále „G-Mail“), k ukládání dat o zájemcích, návštěvnících, uživatelích a zákaznících.
- G-Mail jako služba od Google LLC má bezpečnostní certifikaci štítu Privacy-Shield, která zaručuje dodržování evropského práva na ochranu osobních dat i v případech, kdy se tyto data zpracovávají v USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI
- Prohlášení o ochraně osobních údajů: https://policies.google.com/privacy?hl=cs
Ukládání dokumentů (Cloudové úložiště Dropbox)
- LAURENS používá k ukládání dokumentů v rámci oprávněného zájmu službu Dropbox https://www.dropbox.com poskytovatele, Firma Dropbox Inc., 333 Brannan Street, San Francisco, CA 94107, USA (dále „Dropbox“), k ukládání dat o zájemcích, návštěvnících, uživatelích a zákaznících.
- G-Mail jako služba od Google LLC má bezpečnostní certifikaci štítu Privacy-Shield, která zaručuje dodržování evropského práva na ochranu osobních dat i v případech, kdy se tyto data zpracovávají v USA: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnCLAA0
- Prohlášení o ochraně osobních údajů: https://www.dropbox.com/privacy#privacy
Hosting (webových stránek)
- LAURENS využívá služeb hostingu v rámci oprávněného zájmu pro zajištění provozu webových stránek, výpočetní kapacity a úložiště pro poskytování nabídky pro zájemce, návštěvníky stránek a zákazníky. Při výběru poskytovatele na Hosting dbáme na to, aby firmy měly úložiště v rámci EU a měly zabezpečení k uloženému obsahu, které splňuje evropské požadavky na zabezpečení při zpracování dat.
Stav tohoto prohlášení
- Toto prohlášení bylo aktualizováno v květnu 2018 za účelem objasnění a poskytnutí informací o zpracování osobních údajů pro naše návštěvníky, zájemce a zákazníky způsoby, práva. Prohlášení nepředstavuje žádný smluvně závazný dokument. Vyhrazujeme si právo kdykoliv provádět změny tohoto prohlášení. V případě změn budeme přiměřený způsobem informovat o těchto změnách (např. zveřejněním aktualizovaného obsahu na webových stránkách, na našich účtech na sociálních sítích nebo prostřednictvím E-Mailu nebo Newsletteru v případě větších a zásadních změn).
Datum poslední změny: 24.5.2018
- rozříření a zveřejnění informací k používaným platformám - Trello, Mailchimp, G-Suite, Dropbox a Hosting